1. Rekisterinpitäjä

Arvo Premises Oy
Eerikinkatu 21
00180 Helsinki
Y-tunnus 3442014-2

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Joni Männikkö
Puhelin: +358 (0)44 563 6441
Sähköposti: joni.mannikko@arvotilat.fi

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä pyynnöissä voi olla yhteydessä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

2. Keitä henkilötietojen käsittely koskee?

Arvo Premises Oy voi käsitellä henkilötietoja esimerkiksi seuraavista henkilöistä:

• asiakkaista ja toimeksiantajista;

• toimitilan ostamisesta tai vuokraamisesta kiinnostuneista henkilöistä;

• toimitilojen omistajien, vuokralaisten, ostajien ja muiden osapuolten yhteyshenkilöistä;

• yritysten ja yhteisöjen puolesta toimivista henkilöistä;

• verkkosivuston kautta yhteyttä ottavista henkilöistä;

• toimitilojen kohde-esittelyihin tai katselmuksiin osallistuvista henkilöistä;

• muista henkilöistä, joiden henkilötietojen käsittely on tarpeen välitystoimeksiannon, muun palvelun tai lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

3.1 Välityspalvelujen toteuttaminen

Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi:

• toimitilojen myynti-, vuokraus- ja välitystoimeksiantojen hoitamiseksi;

• asiakkaiden ja toimeksiantojen hallinnoimiseksi;

• toimitiloista kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen käsittelemiseksi;

• kohde-esittelyjen ja katselmusten järjestämiseksi;

• tarjousten, sopimusten ja muiden toimeksiantoon liittyvien asiakirjojen laatimiseksi;

• osapuolten välisen yhteydenpidon hoitamiseksi;

• toimeksiannon kannalta tarpeellisten tietojen selvittämiseksi;

• välityspalvelujen tuottamiseksi ja kehittämiseksi.

3.2 Verkkosivuston yhteydenotot ja hakuilmoitukset

Verkkosivuston kautta henkilö voi jättää yhteydenottopyynnön tai hakuilmoituksen toimitilatarpeestaan.

Tällöin voidaan käsitellä henkilön ilmoittamia tietoja, kuten:

• nimi;

• puhelinnumero;

• sähköpostiosoite;

• hakuilmoitukseen tai toimitilatarpeeseen liittyvät tiedot.

Tietoja käytetään yhteydenoton käsittelemiseen, sopivien toimitilojen tarjoamiseen ja mahdollisen asiakassuhteen hoitamiseen.

3.3 Asiakassuhteen hoitaminen

Henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi sekä asiakkaan kanssa tapahtuvaa viestintää varten.

3.4 Markkinointi

Henkilötietoja voidaan käsitellä Arvo Premises Oy palvelujen ja välityksessä olevien toimitilakohteiden markkinointiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

3.5 Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilötietoja käsitellään myös silloin, kun käsittely on tarpeen Arvo Premises Oyä koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Tällaisia velvoitteita liittyy muun muassa välitysliiketoimintaa koskevaan lainsäädäntöön, kirjanpitoon, verotukseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen.

3.6 Oikeutettujen etujen toteuttaminen

Henkilötietoja voidaan käsitellä Arvo Premises Oy tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen perusteella silloin, kun käsittely on tarpeen esimerkiksi:

• asiakas- ja liikesuhteiden hoitamiseksi;

• palvelujen kehittämiseksi;

• toimitilojen markkinoinnin ja välitystoiminnan toteuttamiseksi;

• väärinkäytösten ehkäisemiseksi;

• tietoturvan varmistamiseksi;

• oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä huomioidaan rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet.

3.7 Suostumus

Henkilötietojen käsittely voi joissakin tilanteissa perustua rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste voi olla:

• sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen asiakkaan pyytämän palvelun tai toimeksiannon toteuttamiseksi;

• lakisääteinen velvoite, kun käsittely perustuu Arvo Premises Oyä velvoittavaan lakiin;

• oikeutettu etu, kun käsittely on tarpeen Arvo Premises Oy tai muun osapuolen oikeutetun edun toteuttamiseksi eikä rekisteröidyn etuja tai perusoikeuksia ja -vapauksia voida katsoa ensisijaisiksi;

• suostumus, kun käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävien henkilötietojen määrä riippuu siitä, millaisessa suhteessa henkilö on Arvo Premises Oy ja mitä palvelua hän käyttää.

Voimme käsitellä esimerkiksi:

Perustiedot ja yhteystiedot

• nimi;

• puhelinnumero;

• sähköpostiosoite;

• osoite;

• yrityksen nimi;

• tehtävänimike tai asema yrityksessä;

• muut yhteydenpidon kannalta tarpeelliset tiedot.

Toimitilatarpeeseen liittyvät tiedot

Hakuilmoituksen tai yhteydenoton yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi:

• toivottu toimitilatyyppi;

• tilan koko;

• toivottu sijainti;

• käyttötarkoitus;

• toivottu vuokraus- tai ostoajankohta;

• budjettiin tai muihin toimitilatarpeisiin liittyviä tietoja;

• henkilön itse ilmoittamia muita toimitilatarpeeseen liittyviä tietoja.

Asiakkuuteen ja toimeksiantoihin liittyvät tiedot

• toimeksiantoa koskevat tiedot;

• yhteydenpitoa koskevat tiedot;

• toimitilakohdetta koskevat tiedot;

• kohde-esittelyihin ja katselmuksiin liittyvät tiedot;

• tarjoukset;

• sopimukset;

• kauppaan tai vuokraukseen liittyvät tiedot;

• välityspalkkiota ja laskutusta koskevat tiedot;

• muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Taloudelliset tiedot

Välitys- ja vuokraustoimeksiantojen yhteydessä voidaan käsitellä tarvittaessa taloudellisia tietoja, kuten tietoja maksukyvystä tai vuokranmaksukyvystä, silloin kun niiden käsittely on tarpeen toimeksiannon hoitamiseksi ja siihen on lainmukainen peruste.

Rahanpesulain mukaiset tiedot

Rahanpesulainsäädännön edellyttämissä tilanteissa käsitellään asiakkaan tuntemiseksi tarvittavia tietoja. Näitä voivat olla esimerkiksi:

• nimi;

• syntymäaika ja henkilötunnus;

• osoite;

• edustajan henkilötiedot;

• yrityksen tai muun oikeushenkilön yksilöinti- ja rekisteritiedot;

• tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot;

• henkilöllisyyden todentamiseen liittyvät tiedot;

• asiakkaan toimintaan ja liiketoimintaan liittyvät tiedot;

• tarvittaessa tiedot taloudellisesta asemasta ja varojen alkuperästä;

• muut rahanpesulainsäädännön edellyttämät asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot.

6. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.

Tietoja voidaan saada esimerkiksi:

• verkkosivuston yhteydenottojen ja hakuilmoitusten kautta;

• sähköpostitse;

• puhelimitse;

• toimeksiantosopimusten ja muiden sopimusasiakirjojen yhteydessä;

• tarjousten yhteydessä;

• kohde-esittelyjen ja katselmusten yhteydessä;

• asiakkaan edustamalta yritykseltä;

• toiselta toimeksiannon osapuolelta;

• julkisista lähteistä ja viranomaisrekistereistä;

• muista lähteistä, mikäli tietojen hankkimiseen on lainmukainen peruste.

7. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain, kun siihen on lainmukainen peruste.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimeksiannon toteuttamisen kannalta tarpeellisille tahoille, kuten:

• toimeksiannon osapuolille;

• toimitilan omistajille, ostajille ja vuokralaisille;

• osapuolten edustajille;

• viranomaisille lain edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa;

• kiinteistön hallinnosta vastaaville tahoille;

• muille toimeksiannon toteuttamisen kannalta tarpeellisille yhteistyötahoille.

Henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä ulkopuolisissa järjestelmissä ja palveluissa, joita Arvo Premises Oy käyttää välitystoiminnassaan.

Julkiset toimitilaportaalit

Arvo Premises Oy markkinoi välityksessään olevia toimitiloja muun muassa Kauppalehti Toimitilat- ja Toimitilat.fi-palveluissa.

Kohteiden markkinointiin liittyviä henkilötietoja voidaan käsitellä tai julkaista näissä palveluissa siltä osin kuin se on tarpeen kohteen markkinoinnin ja välitystoimeksiannon toteuttamiseksi.

Henkilötietoja ei luovuteta näihin palveluihin yleisesti ilman toimeksiannon tai palvelun toteuttamiseen liittyvää perustetta.

8. Henkilötietojen käsittelijät ja palveluntarjoajat

Arvo Premises Oy käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja Arvo Premises Oy lukuun.

Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi:

• verkkosivuston tekniset palveluntarjoajat;

• verkkosivuston yhteydenottolomakkeen teknisen toteutuksen palveluntarjoajat;

• välitystoiminnan ja toimitilojen markkinoinnin palveluntarjoajat;

• Kauppalehti Toimitilat -palvelun palveluntarjoajat;

• Toimitilat.fi-palvelun palveluntarjoajat;

• sähköposti- ja viestintäpalveluiden tarjoajat;

• kirjanpito- ja laskutuspalveluiden tarjoajat.

Arvo Premises Oy huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja että henkilötietojen käsittelystä sovitaan tarvittaessa asianmukaisesti.

9. Henkilötietojen siirrot EU tai ETA ulkopuolelle

Arvo Premises Oy pyrkii käyttämään palveluita, joissa henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU tai ETA ulkopuolelle, siirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla ja käyttäen soveltuvia suojatoimia.

10. Evästeet ja Google Analytics

Arvo Premises Oy verkkosivustolla käytetään teknisesti välttämättömien toimintojen lisäksi Google Analytics -analytiikkapalvelua verkkosivuston käytön tilastointiin ja kehittämiseen.

Google Analyticsin avulla voidaan kerätä esimerkiksi tietoja:

• verkkosivustolla vierailluista sivuista;

• vierailun ajankohdasta ja kestosta;

• selaimesta ja päätelaitteesta;

• verkkosivustolle saapumisen lähteestä;

• verkkosivuston käytöstä ja käyttäjämääristä.

Google Analyticsiin liittyvien ei-välttämättömien analytiikkaevästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen. Käyttäjälle tulee tarjota mahdollisuus hyväksyä tai hylätä analytiikkaevästeet sekä muuttaa valintaansa myöhemmin.

Mikäli käyttäjä ei anna suostumusta analytiikkaevästeiden käyttöön, analytiikkaevästeitä ei käytetä suostumusta edellyttävään analytiikkaan.

Evästeasetuksia voidaan hallita verkkosivustolla olevan evästeasetusten hallinnan kautta.

Evästeiden käyttöä koskevia käytäntöjä voidaan täydentää erillisellä evästekuvauksella.

11. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä.

Välitysliiketoiminnan lakisääteisiä asiakirjoja ja tietoja säilytetään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Välitysliikelain mukainen toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat säilytetään viiden vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään pääsääntöisesti viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai satunnaisen liiketoimen suorittamisesta lain mukaisesti.

Verkkosivuston kautta jätettyjen yhteydenottojen ja hakuilmoitusten henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietojen käsittely on tarpeen yhteydenoton hoitamiseksi tai mahdollisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, ellei tietojen pidempään säilyttämiseen ole muuta lainmukaista perustetta.

Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

12. Henkilötietojen suojaaminen

Arvo Premises Oy käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn pääsyä rajoitetaan tehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietoja suojataan muun muassa käyttöoikeuksien hallinnalla, käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla suojaustoimenpiteillä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja;

• saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin;

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;

• pyytää henkilötietojen poistamista tietyissä tilanteissa;

• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa;

• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa;

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten;

• peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen;

• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeuksia voidaan rajoittaa lainsäädännössä säädetyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä:

Arvo Premises Oy
Joni Männikkö
Kalevankatu 7
00100 Helsinki
Sähköposti: joni.mannikko@arvotilat.fi
Puhelin: +358 (0)44 563 6441

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa henkilötietojen suojaamiseksi.

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan jatkaa tietosuoja-asetuksen sallimissa tilanteissa.

14. Rahanpesulainsäädäntöön liittyvät rajoitukset

Rahanpesulainsäädännön perusteella käsiteltäviin henkilötietoihin voi liittyä erityisiä salassapitoa ja rekisteröidyn tarkastusoikeutta koskevia rajoituksia.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta tarkastaa kaikkia rahanpesulainsäädännön nojalla käsiteltäviä tietoja. Tietosuojavaltuutettu voi lain edellyttämissä tilanteissa tarkastaa rekisteröidyn pyynnöstä tällaisten tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

15. Automaattinen päätöksenteko

Arvo Premises Oy ei tee henkilötietojen perusteella rekisteröityä koskevia päätöksiä yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuen siten, että päätöksellä olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800
00521 Helsinki

Lisätietoja ja ohjeita valituksen tekemiseen on saatavilla Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolta.

17. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Arvo Premises Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa, palveluidensa tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Arvo Premises Oy verkkosivustolla.

Viimeisin päivitys: 5.10.2026